Zweidimensionale Aufgabenplanung mit der Eisenhower Matrix

6. August 2011
Bild: http://www.sxc.hu/photo/528071

Was ist die Eisenhower Matrix?
Herkömmliche, lineare Aufgabenmanagement-Systeme verleiten gerne dazu, dringenden Aufgaben vor wichtigen Aufgaben den Vorrang zu lassen, da sie nur eine zeitliche Aneinanderreihung von Aufgaben zulassen. Das liegt daran, dass die Dringlichkeit einer Aufgabe gerne mit ihrer Wichtigkeit verwechselt wird. Der Mensch neigt einfach dazu, überfällige Aufgaben noch schnell erledigen zu wollen, bevor es zu spät ist. Dafür wird auch in Kauf genommen, dass tatsächlich wichtige Aufgaben unerledigt liegen bleiben.

Eine zweidimensionale Aufgabenplanung korrigiert eines der Hauptprobleme linearer Aufgabenplanungssysteme, nämlich das Fehlen einer ordentlichen Priorisierung. Bei einer zweidimensionalen Aufgabenplanung werden die Aufgaben nicht in einer Reihe angeordnet, sondern in einem Koordinatensystem, wie man es aus der Mathematik kennt. Jede Aufgabe erhält eine Priorität und einen Termin und somit können diese beiden Attribute nicht mehr versehentlich verwechselt werden. Aufgrund dieser beiden Attribute werden die Aufgaben dann in einen der Quadranten des Koordinatensystems eingeordnet, wobei jeder Quadrant seine eigene Bedeutung dafür hat, wie die entsprechenden Aufgaben zu behandeln sind. Auf die Bedeutung der Quadranten wird in diesem Artikel zu späterer Zeit noch genauer eingegangen.

Wofür braucht man eine zweidimensionale Aufgabenplanung?
Verbesserung der Work-Life-Balance
Die zweidimensionale Aufgabenplanung unterstützt den Aufbau einer guten Work-Life-Balance.

Gut geeignet für kreative Menschen
Es hat sich gezeigt, dass die zweidimensionale Aufgabenplanung sich vor allem gut für Personen eignet, die sonst nicht oder nur schlecht mit Aufgabenmanagement-Systemen zurecht kommen. Speziell kreative Menschen haben häufig Schwierigkeiten damit, sich an lineare Aufgabenmanagement-Systeme zu halten, wohingegen Ihnen die Verwendung eines zweidimensionalen Aufgabenmanagement-Systems leichter fällt. Warum das so ist, erfahren Sie hier.

Steigerung der Effektivität
Durch die übersichtliche Darstellung von Aufgaben in zweidimensionalen Aufgabenmanagement-Systemen kann man seine Effektivität erheblich steigern.

Wie erstellt man eine zweidimensionale Aufgabenplanung?
Eine Eisenhower Matrix lässt sich ganz einfach selbst erstellen. Man benötigt dafür nur einen Block, einen Stift und ein paar Klebezettel.

Zuerst zieht man auf einem Stück Papier zwei Linien, eine längs, eine quer. Die beiden Linien teilen das Blatt jeweils in der Mitte, sodass ein Koordinatensystem mit vier gleich großen Quadranten entsteht. Der horizontale Strich erhält eine Pfeilspitze die nach links zeigt und wird mit dem Wort 'Dringlichkeit' beschriftet. An den vertikalen Strich malt man eine Pfeilspitze, die nach oben zeigt. Die Beschriftung lautet 'Wichtigkeit'.

Jede neue Aufgabe wird nun auf einen Klebezettel geschrieben, erhält eine Priorität und einen Termin und wird aufgrund dieser beiden Werte im Koordinatensystem eingeordnet.
Die Aufgaben weiter oben sind also wichtiger als die Aufgaben, die weiter unten stehen. Alle Aufgaben wandern aufgrund Ihres Termins im Laufe der Zeit von rechts nach links.

Die Bedeutung der Quadranten

Eisenhower Matrix

Die Aufgaben, die rechts oben stehen, sind wichtig und noch im Termin. Diese Aufgaben sollten bevorzugt behandelt werden, bevor sie mit der Zeit in den Quadranten links oben wandern und überfällig werden. In diesem Quadranten stehen auch all die Dinge, die in unserem Leben meist keine Dringlichkeit (also keinen Termin) bekommen, obwohl sie uns eigentlich wichtig sind (Zeit mit der Familie verbringen, etc).

Alle Aufgaben die links oben stehen, sind bereits überfällig und wichtig. Diese Aufgaben müssen erledigt werden. Allerdings darf man sich nicht alleine auf diese Aufgaben konzentrieren, sondern sollte ein gesundes Maß zwischen der Erledigung der Aufgaben rechts und links oben finden. Das Hauptziel für diesen Quadranten sollte sein, ihn abzubauen und immer möglichst klein zu halten, ohne dabei den rechten Quadranten zu vernachlässigen.

Aufgrund ihrer niedrigen Wichtigkeit sollte nur wenig Aufwand in die Erledigung der Aufgaben links unten investiert werden. Nach Möglichkeit sollte man solche Aufgaben delegieren, also zur Erledigung an andere Personen verteilen.

Rechts unten werden unnötige Zeitfresser entlarvt. Alles, was hier landet, kann im Normalfall nach einer kurzen Prüfung gleich wieder gelöscht werden.

Software-Unterstützung für Ihr Aufgabenmanagement
Wenn Sie eine komfortable Möglichkeit suchen, Ihre Aufgaben nach der zweidimensionalen Aufgabenplanung zu organisieren, sollten Sie sich unbedingt LifeQuadrants Eisenhower Matrix ansehen. LifeQuadrants bringt zusätzlich zum normalen Funktionsumfang der zweidimensionalen Aufgabenplanung viele weitere Vorteile, die Ihnen dabei helfen werden, Ihre Ziele schneller zu erreichen und gleichzeitig Ihre Work-Life-Balance zu verbessern.

Literatur
Die zweidimensionale Aufgabenplanung wird von Dr. Stephen Covey sehr detailliert in seinem Buch 'Der Weg zum Wesentlichen' erläutert.

             

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