Wie traditionelles Aufgaben-Management Ihre Work/Life-Balance tötet

1. September 2011
Bild: http://www.sxc.hu/photo/605551

"Das mache ich, wenn ich mal Zeit habe ..."

Mal ehrlich, wir alle sagen diesen Satz doch gelegentlich. Wussten Sie aber, dass dieser Satz ein Indikator für eine schlechte Work/Life-Balance ist? Das Problem mit dem 'Jetzt keine Zeit haben' ist nämlich, dass damit häufig wichtige durch dringende Aufgaben verdrängt werden.

Ein Beispiel:
Sie gehen am Sonntag ins Büro, um noch ein paar Aufgaben zu erledigen, die bis Montag fertig sein müssen. Der fürs Wochenende geplante Zoo-Ausflug mit den Kindern fällt deshalb aus. Auch wenn die zu erledigenden Aufgaben eigentlich nicht wichtig sind, entsteht durch den anstehenden Termin der Drang, sie fertig zu stellen. Der private Termin wird verschoben, da es leichter ist, den Kinder zu sagen, dass man leider keine Zeit hat, anstatt dem Chef zu erklären, dass Aufgaben ihren Termin überschritten haben.

Ein weiteres Beispiel:
Die geplante wichtige Internet-Recherche für den nächsten Artikel wird zugunsten der inzwischen überfälligen aber relativ unwichtigen Planung der nächsten Vereins-Feier zurückgestellt.

In den gezeigten Beispielen wurden jeweils die dringenden Aufgaben vorgezogen, einfach nur weil für sie der höhere Termindruck bestand. Die Wichtigkeit der Aufgaben wurde dabei aus den Augen verloren. Genau dieser Mechanismus führt dazu, dass sich immer wieder dringende Aufgaben (egal, wie wichtig sie tatsächlich sind) ganz vorne in der Schlange anstellen und dadurch wichtige Aufgaben auf die lange Bank geschoben werden.

Aufgaben in Lebensbereichen, die einem persönlich wichtig sind und die einen langfristig weiterbringen würde haben leider meist keinen (verbindlichen) Termin. Hier wäre z.B. der bereits zuvor erwähnte Familienausflug oder das tanken neuer Energie durch die Ausübung von Hobbys zu nennen. Private Verpflichtungen werden ebenfalls gerne aufgeschoben, weil Ihnen der verbindliche Termin fehlt.

Die Wurzel des Problems
Traditionelles Aufgaben-Management unterstützt diesen Effekt der „Prioritäten-Blindheit“. Beim traditionellen, zeit-orientierten Aufgaben-Management werden Aufgaben in erster Linie anhand ihres Termins gemessen. Die Wichtigkeit einer Aufgabe wird schnell aus den Augen verloren, speziell dann, wenn eine Aufgabe droht überfällig zu werden.

Außerdem werden traditionelle Aufgaben-Management-Systeme gerne auf den Job beschränkt, was dazu führt, dass die Aufgaben in diesem Bereich automatisch bevorzugt behandelt werden. Ein Aufgaben-Management, das eine ausgeglichene Work/Life-Balance unterstützt muss allerdings auch alle anderen Lebensbereiche einschließen. Bitte nicht falsch verstehen! Das soll jetzt nicht heißen, dass Sie zukünftig alle Aufgaben, die in Ihrem Leben anfallen, planen müssen. Sie sollten aber zumindest die Möglichkeit dazu haben.

Ist eine gute Work/Life-Balance überhaupt erstrebenswert?
Überlegen Sie doch einmal, welche Auswirkungen es auf Ihr Leben gehabt hätte, wenn Sie sich häufiger auf die wirklich wichtigen Dinge konzentriert hätten, anstatt schnellen Erfolgen hinterher zu rennen. Das Ergebnis ist klar: Sie hätten weniger Zeit vergeudet und mehr Erfolge bei den großen Zielen des Lebens erzielt. Und das ist doch erstrebenswert, oder?

Die Lösung
Aufgaben rein zeit-orientiert zu organisieren scheint also nicht der beste Ansatz zu sein, wenn man sein Leben im Gleichgewicht halten will. Um das Problem zu lösen, muss ein Aufgaben-Management-System Aufgaben anhand ihrer Wichtigkeit UND Dringlichkeit darstellen. Genau hierfür wurde die Zeit-Management-Matrix (auch bekannt als „Zweidimensionale Aufgabenplanung“) entwickelt. Bei der Zeit-Management-Matrix werden Aufgaben in einem Koordinatensystem, wie man es aus der Mathematik kennt, angeordnet. Dadurch wird auf einen Blick klar, wie wichtig und wie dringend eine Aufgabe ist. Man hat dadurch die Wichtigkeit einer Aufgabe immer im Blick und kann objektiver entscheiden, welche Aufgabe als nächstes angegangen wird.

Falls Ihr Interesse nun geweckt ist, erfahren Sie hier detailliert, wie Sie sich Ihre eigene zweidimensionale Aufgabenplanung erstellen können.

             

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Marcus Karn
16. November, 08:47 Uhr
9

Die Work/Life-Balance ist auf jedem Fall erstrebenswert. Schon allein um einen Burnout vorzubeugen. Aber ich würde noch einen Schritt weiter gehen, nämlich das Lifestyle-Design anstreben. Während im Work/Life-Balance noch die Arbeit der dominieren Part ist, werden im Lifestyle-Design alle Arbeit der Lebensgestaltung untergeordnet und dafür ist das Zeitmanagement nach Prioritäten eine Grundvoraussetzung. Die hier im auf der Seite vorgestellt Software Lösung stellt eine ausgezeichnete Alternative zur Verwendung von Tabellenkalkulation usw. zum Zeitmanagement da.

Viele Grüße

Marcus Karn
http://www.startup-lifestyle.de

antworten

TasksOnSteroids
18. November, 06:22 Uhr
Bullshead

Hallo Marcus,

herzlich Willkommen im TasksOnSteroids-Portal und vielen Dank für deinen Kommentar. Es freut uns, zu hören, dass dir LifeQuadrants gefällt.

Was das von dir erwähnte Lifestyle-Design betrifft:

So wie es aussieht, ist LifeQuadrants tatsächlich bestens dafür geeignet. Immerhin ist es speziell auf prioritäten-orientiertes Aufgabenmanagement ausgelegt.

Weiterhin alles Gute beim Aufgabenmanagement mit LifeQuadrants wünscht dir

das TasksOnSteroids-Team



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